Fakturace
U objednávky si můžete vytvořit daňový doklad Faktura. Tento dokument je již předvytvořený v administraci. Jeho vzhled si můžete upravit v HTML editoru (více zde).
Faktura má automaticky nastavenou číselnou řadu. Více zde.
Manuální generování faktur
- Manuálně v detailu objednávky (více zde)
- Manuálně pomocí hromadných úprav v seznamu objednávek (více zde)
Automatické generování faktur
Vytváření faktur je opakovaná činnost, kterou je možné automatizovat. Je vhodné pro takové e-shopy, které neřeší generování faktur ručně, ale chtějí je mít vygenerované automaticky po vytvoření objednávky nebo po zaplacení platební bránou, případně na základě ručního zaškrtnutí objednávky jako zaplacená.
Pokud dojde zpětně k úpravě objednávky, můžete upravit také data v dokument podle návodu zde.
Po vytvoření faktury je možné ji i následně automaticky odeslat zákazníkovi systémovým emailem dle návodu zde.
Riziko tohoto automatizovaného postupu je, že zákazník může objednávku stornovat. Vzniká tak následná povinnost vystavit dokument Dobropis. Faktura by se z formálních důvodů neměla mazat, i když to systém Upgates umožňuje, protože v číselné řadě faktur nesmí vzniknout díry. Více viz. číselné řady.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Fakturace.
- Vyplňte pole Vytvořit fakturu automaticky.
- Po zaplacení - zákazník si zboží objedná, vytvoří se objednávka a až po zaplacení v platební bráně nebo po ručním zaškrtnutí objednávky jako zaplacená se vytvoří faktura.
- Po objednání - hned po dokončení objednávky máte k dispozici všechny dostupné údaje pro vytvoření faktury. Často se však stává, že zákazník nedokončí platbu nebo objednávku stornuje a vy budete mít v těchto případech již generovanou fakturu.
Aktualizace faktury
Existující fakturu je potřeba ručně aktualizovat, aby se v ní projevily dodatečně provedené změny v objednávce. To lze snadno provést pomocí tlačítka Aktualizovat.
Postup v administraci
- Přejděte do sekce Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou objednávku.
- Přejděte do oddílu Dokumenty.
- Klikněte na tlačítko Aktualizovat.
- Stávající faktura se aktualizuje podle současného stavu objednávky. U faktury se ponechají původní datumy (Datum vystavení atd.).
Hromadná aktualizace faktur
Existující faktury lze aktualizovat hromadně, aby se v nich např. projevily změny v systému generování faktur.
Postup v administraci
- Přejděte do sekce Objednávky / Seznam objednávek.
- Označte si objednávky, u kterých potřebujete hromadně aktualizovat faktury dle nápovědy zde.
- Pro specifický výběr objednávek můžete použít filtrování, více zde.
- V menu Vybrané položky pod seznamem položek vyberte hodnotu generovat dokumenty.
- Ve vyskakovacím okně zvolte ve výběru Typ hodnotu Faktura.
- Pokud necháte pole datumů prázdné, pak se použijí původní datumy z existujících faktur.
- Klikněte na tlačítko Generovat.
Automatické odeslání faktury na email
Aby byla správa e-shopu co nejsnazší a rychlá, je obvykle potřeba automatizovat opakovaně prováděné úkony. To platí dvojnásob především při odbavování objednávek. Následujícím způsobem nastavíte, že se bude dokument faktura automaticky generovat a odesílat pomocí systémového emailu zákazníkovi po objednání nebo až po zaplacení.
Aby funkce pracovala správně, je třeba nastavit také automatické vytváření faktur dle návodu zde. V případě, že není faktura vygenerovaná v čase odeslání emailu, neodešle se.
Postup v administraci
- Vytvořte šablonu systémového emailu nebo použijte některou stávající. Více zde.
- Ujistěte se, že v šabloně máte přílohu faktury. Více zde.
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Fakturace.
- Klikněte na pole Systémový email.
- Zvolte vytvořenou šablonu.
- Uložte.
Přidání dodací adresy do faktury
Do faktury můžete v administraci snadno přidat informace o dodací adrese zákazníka. Stačí tuto možnost aktivovat v nastavení. Na faktuře poté bude uvedena jak běžná fakturační adresa, tak i dodací (pokud je vyplněná).
Tato informace je užitečná zejména pro zaměstnance ve skladu e-shopu při expedici zásilky.
Postup v administraci
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Fakturace.
- Zaškrtněte pole Vkládat dodací adresu.
- Provedené změny Uložte.
Poznámky ve faktuře
Do faktury lze nastavit obecnou poznámku, např. "Jsme plátci DPH". Ta se objeví ve všech vygenerovaných fakturách, případně dobropisech.
Obecná poznámka
V dokumentu faktury se jedná o dynamického zástupce {$invoice->note}. Více zde.
- V menu administrace zvolte sekci Nastavení / Objednávky / Fakturace.
- Vyplňte pole Poznámka ve faktuře.
- Uložte.
Individuální poznámka
Pod obecnou poznámku lze vložit také individuální poznámku, kterou si můžete vyplnit přímo v detailu konkrétní objednávky. Můžete zde uvádět nějaké bližší informace o objednávce, specifické požadavky zákazníka atp.
V dokumentu faktury se jedná o dynamického zástupce {$invoice->meta->invoice_note}. Více zde.
- V menu administrace zvolte sekci Objednávky / Seznam objednávek.
- Klikněte na požadovanou objednávku.
- Přejděte do oddílu Vlastní pole.
- Vyplňte hodnotu vlastního pole Poznámka ve faktuře. Pokud toto předdefinované pole není k dispozici, je potřeba ho nejdříve přidat. Více zde.
- Provedené změny Uložte.
- Je potřeba aktualizovat dokument faktura, pokud je již vytvořený, aby se v něm projevila zadaná poznámka.
Zaplacená faktura
Pokud je objednávka zaplacená ještě před tím, než je vystavená faktura, na faktuře se objeví informace "Neplaťte! Zaplaceno předem". Zákazník tak omylem nezaplatí znovu.
Pro vygenerování této faktury je potřeba, aby objednávka měla zaškrtnuto zaplaceno. Více zde.
Razítko ve faktuře
Do faktury, ale také dobropisu, lze přidat do spodní části dokumentu razítko.
Razítko má obvykle pouze černobílou formu, často bývá i překryté podpisem. Do této podoby jej můžete dostat například naskenováním nebo i vytvořením v grafickém editoru jako např. www.photopea.com.
Postup v administraci
- Přejděte do Nastavení / Objednávky / Dokumenty.
- Vyberte dokument Faktura nebo Dobropis.
- Klikněte na pole Razítko.
- Přidejte obrázky ze správce souborů. Více zde.
- Uložte.
Zobrazení v dokumentu
Razítko se ve výchozím nastavení šablon dokumentů zobrazuje pod Celkovou cenou objednávky.
Dobropisy
Faktury byste neměli mazat, pokud se nejedná o poslední fakturu v číselné řadě. Systém sice toto dovoluje, ale došlo by k vytvoření mezery v číselné řadě, což je proti účetním zásadám. Řešením je vystavení dobropisu.
Pokud se potřebujete konkrétní faktury zbavit, nemažte ji, ale vystavte u dané objednávky dokument Dobropis. Je rovněž již předvytvořený v administraci e-shopu a má nastavenou číselnou řadu, protože se jedná o daňový doklad.
Stačí přidat nový dokument Dobropis v detailu objednávky. Více zde.
Dobropisovat můžete celou hodnotu faktury nebo jen určité položky ve faktuře (viz. náhled). Dobropisované produkty se automaticky nevrací na sklad, tzn. jejich skladová zásoba se automaticky nenavýší o dobropisovaný počet kusů.
Vrácení platby
Pokud byla objednávka zaplacena předem (přes platební bránu, bankovním převodem apod.), vystavením dopropisu nedojde k automatickému vrácení financí zákazníkovi. Je potřeba zaplacenou částku za objednávku vrátit ručně (přes administraci platební brány, odeslat zpět na bankovní účet zákazníka apod.).
Kurz měny na faktuře a dobropisu
Na daňových dokladech se pro daňové účely musí z legislativních důvodů vždy uvádět kurz měny podle ČNB případně ECB. Nepoužívá se kurz dle vlastního nastavení v administraci.
Provozovatel obchodu je povinen vzhledem ke svým daňovým povinnostem uvádět aktuální skutečný kurz. V opačném případě by mohlo dojít ke krácení daně. Tuto funkcionalitu není možné v rámci administrace změnit.
Import a export faktur
Import faktur do Upgates aktuálně není možný. Export můžete provádět dle nápovědy zde.
